Wiele spraw zarówno sądowych, jak i cywilnych jest archiwizowanych, ponieważ w przyszłości mogą zdarzyć się sytuacje, gdzie trzeba wrócić do wcześniejszych rozpraw i w ten sposób można powiązać jedno zdarzenie z drugim. Również kancelaria adwokacka Opole ma pomieszczenie, gdzie dokumenty są przechowywane. Muszą być zarówno łatwo dostępne dla adwokatów, mecenasów i prawników oraz ściśle chronione, gdyż są one objęte tajemnicą adwokacką, co oznacza, iż nikt nie związany ze sprawą nie ma prawa wglądu do nich.
Ochrona pod ścisłą kontrolą
Pokoje, w których pracują m.in. mecenasi i adwokaci muszą być odpowiednio wyposażone, a zarazem właściwie zabezpieczone, gdyż dane znajdujące się w aktach sprawy są bardzo wrażliwe, a ich nieuprawnione ujawnienie może zrodzić dużo kłopotów. Dlatego kancelaria adwokacka Opole musi tak urządzić pomieszczenia, by dokumenty sądowe były chronione i trudno dostępne dla zwykłych osób. Trzeba przygotować specjalne pomieszczenie, gdzie znajdować się będzie szafa, w których będą przechowywane akta sprawy i inne dokumenty. Musi posiadać specjalne oznaczenia, żeby można było szybko odnaleźć odpowiednie zapiski, gdy zajdzie taka potrzeba. Konieczne może być też zamontowanie zamka z kodem dostępu do wszystkich przegród, żeby poziom ochrony był jeszcze wyższy. Wiele dokumentów (przygotowuje Kancelaria Dyja) jest zapisywanych również w wersji cyfrowej, a większość z nich nie może być dostępnych ogólnie. Dlatego trzeba zaopatrzyć się w komputery, laptopy i pamięci USB zabezpieczone loginami i hasłami, które muszą być silne i prawidłowo skonfigurowane, żeby żadna niepowołana osoba nie mogła zobaczyć rzeczy objętych tajemnicą adwokacką. Wszystkie cyfrowe przedmioty oraz programy muszą pochodzić z legalnych i zaufanych źródeł, gdyż to jest gwarancją pełnej ochrony i dyskrecji, niezwykle potrzebnej w wykonywaniu zawodu związanego z sądownictwem lub prawem.
Dyskrecja spraw kluczowych
Wszystkie dokumenty, szczególnie te dotyczące spraw wrażliwych lub o wysokiej randze, muszą być stale kontrolowane przez radców prawnych i sprawdzane, żeby była pewność, że nic nie ubyło z miejsca, w których akta są przechowywane. Kancelaria adwokacka Opole musi dołożyć wszelkich starań, by wszelkie sprawy były prowadzone w sposób dyskretny i uważny, gdyż nie można pozwolić na to, by ktoś postronny wpłynął na wynik rozprawy, która może decydować o wielu rzeczach. A odpowiednia ochrona dokumentów z całą pewnością uniemożliwi wyciek wrażliwych informacji.
